Cuatro acciones a tener en cuenta antes de planificar un evento de relaciones públicas

  • por
relaciones publica

Definir un objetivo y un mensaje claro son algunos aspectos previos a un evento

Hace algunas décadas los eventos de relaciones públicas se reducían a conferencias de prensa para hacer algún anuncio importante, y distribuir una nota de prensa a fin que la información sea publicada. Hoy, en pleno siglo XXI, nuestra forma de comunicar y consumir ha cambiado, y, por ende, los participantes a un evento como periodistas, editores o influenciadores demandan nuevos formatos que los impacten para transmitir un mensaje que realmente los enamore, y los lleve a conectar a sus seguidores o lectores con la marca. 

Sea un evento de puertas abiertas para mostrar algún programa de modernización en la compañía, workshops para empresas de tecnología que quieran explicar cómo funcionan sus soluciones, capacitaciones o talleres para periodistas desde instituciones educativas o hasta la muy conocida conferencia de prensa, los eventos han servido siempre como una herramienta de comunicación que permite afianzar los vínculos con nuestro público, y son desde el punto de vista del marketing una buena forma de impulsar la estrategia comercial de la empresa. 

Pero ¿qué debemos de tener en cuenta antes de planificar y seleccionar el mejor formato de evento que despierte el interés del cliente y signifique un evento exitoso con una concurrencia masiva de medios de comunicación?

Altavoz Comunicaciones te brinda algunas puntos que debes tener en cuenta para captar la atención y el interés de tus diferentes públicos a través de un evento.

1. Prepara un plan y define tus objetivos.

Antes de pensar en las actividades del evento, es indispensable elaborar un plan para definir el tipo de evento, teniendo claros tus objetivos y pensando qué quiere comunicar la marca, cómo quiere ser percibida y qué estrategia creativa utilizará para enganchar al público asistente. Es importante que no solo pienses en el previo y el desarrollo del evento central, sino en acciones posteriores que permitan que se siga hablando de tu anuncio. 

2. ¿Cuál es tu público?

Si no sabes clasificar a tu audiencia, difícilmente podrás conseguir que asista a tu evento y que reciba el mensaje. Ten presente que una vez identificada, también debes conocer a los periodistas, sus fuentes y a los grupos de interés afines a la marca, producto o servicio del que se hablará. Revisa las publicaciones y preferencias de los posibles invitados, y realiza una búsqueda exhaustiva de aquellos microinfluenciadores de mediano alcance que podrían calzar con tu estrategia de marca. 

3. Define el tipo de mensaje que trasmitirás.

Conversa con tu cliente sobre el mensaje a transmitir, es necesario que lo aterricen y estandaricen al máximo para que luego puedan redactar algunos mensajes clave que se repetirán constantemente para posicionar a tu producto o servicio, y se inserten en su discurso de manera muy sutil. Así quien lo reciba no se sentirá bombardeado de publicidad, y hará suya la información. 

4. Elabora un cronograma.

Una vez definido el plan, los objetivos y el público de interés, ya puedes pensar en preparar un cronograma en la que enumerarás cada una de las actividades a seguir. No pierdas de vista las invitaciones que realices, debes tener claro qué canales usarás (e-mail, banners publicitarios, redes sociales, etc.) y sobre todo cuánto invertirás. Recuerda siempre enviar un correo con un save the date para que, quien lo reciba separe la fecha con anticipación en su agenda, y establece relaciones cordiales con influenciadores en redes sociales, de acuerdo a sus temas de interés. 

En conclusión, siempre será necesario actuar planificadamente. De esta forma, no solo asegurarás un espacio lleno de asistentes sino también captarás el interés de tu público. 

En el medio hay un sinnúmero de eventos a los que los medios de comunicación y grupos de interés les gustaría asistir. Diferencia el tuyo de los demás cumpliendo estas recomendaciones.